Privacy beleid Stichting Schaapskudde Groote Heide
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de stichting Schaapskudde Groote Heide omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Inleiding
1. De stichting Schaapskudde Groote Heide is een stichting met als doel het bevorderen van gescheperde (door een herder gehoede) begrazing van natuurgebieden in het Leenderbos en de Groote Heide (natuurbeheer). De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41089185.
2. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
3. Naast het bestuur heeft de stichting een groep vrienden en maakt zij gebruik van een professioneel herdersbedrijf voor het hoeden van de schapen.
4. De vrienden zijn betalende leden die zich ingeschreven hebben bij het bestuur van de stichting.
5. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
6. Alleen van de vrienden, het herdersbedrijf en het bestuur worden persoonsgegevens bewaard. Voor de vrienden worden alleen de achternaam, voornaam en e-mailadres bewaard.
7. Bewaartermijn na afmelding bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
8. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris van de stichting. De computer is beveiligd met een wachtwoord. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 5 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde stichting, namelijk wie men is, het adres voor bezoeken, het e-mailadres voor correspondentie, het telefoonnummer voor afspraken te kunnen maken en het bankrekeningnummer voor het doen van betalingen.
Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer. De computer maakt gebruik van een virusscanner.
De persoonsgegevens worden níét verspreid aan derden en de eigen leden. De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vriendengroep of het bestuur. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd of is overleden, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.
Rechten
U heeft het recht de stichting Schaapskudde Groote Heide te vragen welke [persoons] gegevens zij van u verwerkt. U heeft ook het recht om deze gegevens door de stichting Schaapskudde Groote Heide te laten aanvullen, wijzigen of te laten verwijderen.
De stichting Schaapskudde Groote Heide zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren.
Inschrijving
Indien iemand lid wil worden van het bestuur of de vriendengroep van de stichting worden de persoonsgegevens genoteerd en gevraagd dat men akkoord gaat (d.m.v. ondertekening) met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 5 van dit reglement. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt.
Foto’s
Bij activiteiten van de stichting kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, website, nieuwsbrief of publicatie in een nieuwsblad. Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de vergaderingen van het bestuur. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Privacy beleid
Een keer per jaar zal op een bestuursvergadering aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Verantwoordelijkheid voor andere websites
De website van Schaapskudde Groote Heide kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van hyperlinks) bevatten naar andere sites. Dit betekent niet automatisch dat de stichting Schaapskudde Groote Heide verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. De stichting Schaapskudde Groote Heide is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Welke informatie wordt verzameld
De stichting Schaapskudde Groote Heide maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van de stichting Schaapskudde Groote Heide. Hiermee kan de stichting zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de stichting de website kan verbeteren.
Data lek
Bij een eventueel data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [Art. 33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Ondertekening
Dit document heet “Privacy beleid Stichting Schaapskudde Groote Heide” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van de Stichting Schaapskudde Groote Heide op vrijdag 15 juni 2018.
Heeze-Leende, vrijdag 15 juni 2018.
De voorzitter: Gerard Noordman
De secretaris: Stephan Borgers.
11 juni 2018: Op dit moment wordt er nog geen gebruik gemaakt van Google Analytics op deze website.